Chuyển đến nội dung chính

10 thủ thuật khiến bạn trở nên chuyên nghiệp khi dùng Microsoft Word soạn thảo văn bản

👆👈👉👇
        Mặc dù việc sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word khá là đơn giản và thông dụng với bất kỳ một nhân viên văn phòng nào, nhưng làm thế nào để khiến công việc soạn thảo của bạn hiệu quả, năng suất và thể hiện được sự chuyên nghiệp hơn những người khác? Dưới đây là 10 cách đơn giản mà Blogtuhoc giới thiệu cho bạn, nó vô cùng hữu ích giúp cho bạn tiết kiệm thời gian, năng suất khi sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word ở mọi phiên bản.
Bắt đầu sớm hay muộn không quan trọng, cách thực hiện mới là thứ khiến bạn về đích sớm hay muộn.
1. Các tổ hợp phím đơn giản thường xuyên sử dụng như sao chép, dán.
Các thao tác này không ai mà không từng dùng qua một lần trên Word, nhưng phần lớn mọi người quen ấn vào các biểu tượng copy, paste hay cut trên thanh công cụ của Word. Tuy nhiên, khi mà bạn phải copy, dán hay cắt nhiều đoạn văn bản thì bạn nên dùng các tổ hợp phím sau để thực hiện một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp mà ko cần dùng chuột nhiều:
- Lệnh sao chép (Copy): Ctrl + C (giữ phím "Ctrl" rồi nhấn phím "C").
- Lệnh dán (Paste): Ctrl + V (giữ phím "Ctrl" rồi nhấn phím "V").
- Lệnh đồng thời cắt và sao chép (Cut): Ctrl + X (giữ phím "Ctrl" rồi nhấn phím "X")

2. Thiết lập phóng to, thu nhỏ của văn bản:
Mặc định văn bản trong Microsoft Word có tỉ lệ hình ảnh văn bản là 100%, tuy nhiên, nhiều người sử dụng Word thường phóng to văn bản lên tận 150% hay 200% để nhìn cho rõ hoặc cả ngược lại là giảm xuống dưới 100% để nhìn được toàn bộ văn bản. Có một số cách cực nhanh để các bạn có thể phóng to, thu nhỏ văn bản nhanh chóng như sau:
Cách 1: Giữ phím Ctrl rồi chỉnh nút cuộn chuột lên hoặc xuống để văn bản vừa tầm mắt bạn.
Cách 2: Ngay dưới cùng góc phải của màn hình bạn ấn vào số "100 %" hoặc ấn nút "+" hoặc nút "-".

Cách 3: Vào thẻ View rồi chọn Zoom.

3. Xóa một từ:
Nghe có vẻ dễ, rất bình thường, rất ko cần thiết và ít người để ý tới. Bình thường mọi người khi gõ nhầm một từ thì thường ấn từ từ phím Backspace hoặc bôi đen cả từ đó rồi ấn phím Backspace hoặc phím Delete để xóa từ đó, nhưng nhiều lúc bạn trót xóa qua luôn cả những chữ khác, điếu ấy sẽ gây cho bạn đôi chút khó chịu. Nhưng có một cách nhanh hơn, chính xác hơn đó là dùng tổ hợp phím Ctrl + Backspace (giữ Ctrl rồi ấn phím Backspace), ngay lập tức từ bạn cần xóa sẽ mất luôn mà ko mất nhịp gõ văn bản của bạn khi bạn chuyển sang chuột.

4. Xóa định dạng văn bản nhanh và đưa trở về định dạng ban đầu:
Phím tắt này sẽ giúp bạn xóa định dạng kiểu văn bản mà bạn đã chỉnh, đưa nó về định dạng ban đầu.
Ví dụ: Bạn gõ chữ "BLOGTUHOC.COM" sau đó bạn chỉnh định dạng chữ này là đậm, in gạch chân, in chữ nghiêng thành "BLOGTUHOC.COM", tự nhiên bạn lại ko thích nữa, bạn lại phải ấn bỏ từng định dạng kia đi thành ra mất rất nhiều bước. Nhưng chỉ việc bôi đen chữ vừa xong và ấn tổ hợp phím Ctrl + Space (Giữ Ctrl rồi nhấn phím cách (Space)), nó sẽ về thẳng chữ ban đầu là "BLOGTUHOC.COM".
Hoặc một cách khác ở những phiên bản Word mới sẽ có biểu tượng này ở thẻ Home, bạn chỉ việc bôi đen văn bản cần xóa định dạng và ấn biểu tượng mà mình khoanh đỏ dưới hình (có chữ A và cục tẩy ở dưới chữ) .

5. Tìm kiếm bất kỳ bạn muốn làm trong word.
Bạn ko tìm thấy thanh công cụ Font, Ruler, Table, Symbol... Bạn ko có ai để hỏi hay cũng ko có mạng để tìm kiếm giải đáp. Microsoft Word đã có sẵn chỗ để cho bạn hỏi và trả lời bạn. Đó chính là ô "Tell me what you want to do...".
Bạn chỉ cần gõ vào đó thứ bạn cần. Ví dụ: Mình đang ko tìm thấy công cụ chèn ký tự đặc biệt (Symbol), mình sẽ gõ thẳng vào ô đó chữ Symbol và sẽ được kết quả như sau:
Quá hữu dụng và đơn giản. Nhưng mấu chốt ở đây là các bạn phải nắm được tiếng Anh cơ bản, ít nhất là thứ bạn đang cần tìm.

6. Bôi đen nhanh trong văn bản:
Nếu bạn thấy việc bôi đen bằng việc kéo chuột thật tẻ nhạt hoặc có khi thật khó chịu khi đang kéo thì  tuột tay lại phải kéo bôi đen lại. Mình sẽ hướng dẫn các bạn một số cách bôi đen nhanh nhất, chuyên nghiệp nhất như sau:
- Bôi đen một chữ: Nháy đúp chuột vào chữ đó.
- Bôi đen một dòng: Chọn 1 trong ba cách đơn giản sau:
+ Nháy ba lần chuột vào chữ đó..
+ Giữ phím Ctrl rồi ấn 1 lần chuột vào một chữ trong dòng đó.
+ Để chuột ra đầu dòng chữ khi mà con trỏ chuột nghiêng sang bên phải thì ấn 1 lần chuột.
+ Để trỏ chuột đầu dòng rồi dùng tổ hợp phím Shift + End (Giữ phím Shift rồi nhấn phím End).
- Bôi đen toàn bộ văn bản: Tổ hợp phím Ctrl + A (Giữ phím Ctrl rồi nhấn phím "A")

7. Dán đường dẫn (link) nhanh vào văn bản:
Có nhiều cách để dán một đường link vào một văn bản, ở đây mình sẽ chỉ cho các bạn dùng phím tắt với thao tác cực nhanh. Khi bạn có một đường link, bạn đã ấn lệnh Ctrl + C để copy link, bạn vào Word ấn tổ hợp phím Ctrl + K, sẽ hiện lên một ô cửa sổ, bạn chỉ việc ấn lệnh dán Ctrl + V dán link vào và chọn OK bằng việc nhấn phím Enter. Một chuỗi thao tác trên bàn phím cực nhanh nếu bạn để ý:
Ctrl + C sau đó Alt + Tab (để về lại Word) rồi Ctrl + K rồi Ctrl + VEnter.

8. Chọn phông chữ mặc định khi bạn mở Word lên:
Thường khi bạn mở Word lên thì văn bản sẽ mặc định để kiểu chữ Calibri hoặc Cambria, tuy nhiên, ở Việt Nam, chúng ta thường dùng phông chữ Time New Roman để soạn thảo và in ấn văn bản đúng ko? Vậy để giúp các bạn mặc định phông chữ Time New Roman hoặc bất kỳ một phông chữ nào bạn muốn mỗi khi mở một văn bản mới để soạn thảo, các bạn làm như sau:

Đầu tiên, các bạn mở hộp thoại định dạng chữ bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + D được như sau:
Tiếp theo, các bạn chọn kiểu chữ bạn muốn trong ô Font, kiểu chữ đậm, nghiêng, cỡ chữ trong ô Font style và Size cũng như các định dạng khác ở dưới.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn nút "Set As Default" như dưới đây:

Một hộp thoại nhỏ hiện lên, các bạn tích chọn ô "All documents based on the Normal template?":
Rồi cuối cùng ấn OK. Mọi việc đã xong, lần tới khi mở một văn bản mới, các bạn ko cần phải chỉnh lại định dạng kiểu chữ nữa, giúp rút ngắn thời gian soạn thảo văn bản cho bạn rất nhiều.

9. Tìm kiếm trong văn bản:
Khi một văn bản quá dài trong khi bạn muốn tìm một từ nào đó, đây là lúc công cụ tìm kiếm của Word rất hữu dụng.
Các bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + F, ô cửa sổ Navigation hiện lên như dưới đây (ở các phiên bản Word khác sẽ hiện khác nhau, ở đây mình dùng Word 2016):
Bạn gõ từ mình cần tìm vào đó và ấn Enter, hệ thống sẽ tìm cho bạn các từ đó xuất hiện ở đâu trong văn bản.

10. Thay từ nhanh trong văn bản:
Một thủ thuật khá hữu ích trong soạn thảo văn bản, đó là tìm và thay từ nhanh chỉ bằng vài thao tác đơn giản dù là văn bản của bạn có dài cả trăm trang đi nữa.
Ví dụ: Cả văn bản mình gõ tắt từ "ko" thay cho từ "không". Sau khi gõ xong văn bản khoảng 50 trang, mình muốn đổi những từ "ko" của mình thành từ "không" để cho văn bản chuẩn hơn, tvậy làm cách nào nhanh nhất? Tìm từng từ một để sửa thì thật sự là rất mất thời gian. Cách nhanh nhất như sau:
Đầu tiên, các bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + H, một ô cửa sổ hiện lên: 
Các bạn gõ chữ cần thay vào ô Find What, như ví dụ ở trên là từ "ko" và gõ từ thay thế ở ô dưới Replace with từ "không" , sau đó bạn có 2 lựa chọn:
- Chọn Replace All để sửa từ "ko" thành từ "không" trong toàn bộ văn bản.
hoặc
- Kết hợp nút Find Next và Replace để sửa từ "ko" thành từ "không" tại chỗ bạn muốn.

Kết quả như sau, tất cả chữ "ko" trong văn bản của tôi đã thành chữ "không" rồi.

Trên đây là 10 thủ thuật khiến bạn trở thành chuyên nghiệp khi soạn thảo văn bản, hãy luôn ghi nhớ và tập thành thói quen, nó sẽ giúp ích bạn rất nhiều đấy.

Cảm ơn các bạn đã ghé thăm Blogtuhoc.com. Chúc các bạn thành công!
Nếu có gì thắc mắc cứ hỏi Blogtuhoc ở bên dưới nhé!

Blogtuhoc có cung cấp dịch vụ nhập liệu excel, gõ văn bản, thiết kế slide powerpoint cho bạn với thời gian nhanh chóng cũng như giá cả rẻ nhất.

Công việc
Bạn cần cung cấp
Đơn giá
Ưu đãi
Nhập liệu Excel
Tài liệu có số liệu như ảnh, bản scan…
3000 VNĐ/trang A4 mặc định sau khi đã hiệu chỉnh căn lề, giãn dòng và được khách hàng chấp nhận.
Chỉ với 25.000VNĐ/10 trang A4 mặc định
Gõ văn bản Word
Tài liệu có số liệu như ảnh, bản scan…
3000 VNĐ/trang A4 mặc định
Chỉ với 25.000VNĐ/10 trang A4 mặc định
Thiết kế slide Powerpoint
Cung cấp file mềm văn bản có nội dung cần làm bài thuyết trình, slideshow…
4000 VNĐ/slide với đầy đủ thiết kế cơ bản.
Với các nội dung cao cấp, yêu cầu kỹ thuật cao, Blogtuhoc sẽ báo giá cho bạn.
Chỉ 50.000 VNĐ/15 slide với đầy đủ thiết kế cơ bản.

Nếu bạn có nhu cầu có thể liên hệ qua email: huyph2511@gmail.com hoặc qua tin nhắn, zalo: 0983.895.007 hoặc khung chat tại góc phải dưới cùng của website Blogtuhoc.

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Loại bỏ gạch đỏ dưới chân chữ trong soạn thảo văn bản

👆👈👉👇 Bài này Blogtuhoc sẽ hướng dẫn các bạn loại bỏ các dấu gạch đỏ, gach xanh như giun hay răng cưa dưới chân chữ trong soạn thảo văn bản khi các bạn dùng Microsoft Word. Blogtuhoc sẽ chỉ rõ cho các bạn từ nguyên nhân đến cách giải quyết bỏ và khôi phục gạch đỏ. 1. Nguyên nhân Nguyên nhân của việc này là do chức năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp (Spelling & Grammar) theo tiếng Anh của Word. Khi bạn gõ tiếng Việt thì chắc chắn theo tiếng Anh nó sẽ không có nghĩa và có thể sai ngữ pháp Anh ngữ, lúc này chức năng Spelling & Grammar sẽ thực hiện nhiệm vụ của nó và sẽ đánh dấu bằng các gạch đỏ như giun, như răng cưa dưới chân các từ sai. Nếu bạn gõ văn bản hoàn toàn bằng Anh ngữ thì thực sự nó quá hữu dụng, nhưng với tiếng Việt thì thực sự là không cần thiết hay nói cách khác là vô dụng. Đây là một ví dụ: 2. Cách khắc phục: Ở đây mình dùng Word 2016, còn Word 2010, 2013 cũng đều làm tương tự như sau: Bước 1: Nhấn chuột trái vào thẻ File (trong vòng tròn đỏ) Bước 2: Sau khi ấn File, c…

Cách khôi phục, cứu văn bản chưa kịp lưu

👆👈👉👇 Vào một ngày ko đẹp trời cho lắm, máy tính của sếp bạn đột ngột tắt phụt và văn bản quan trọng mà sếp đang soạn thảo lại chưa kịp ấn save để lưu. Đây là lúc bạn cần xuất hiện và thể hiện tuyệt chiêu mà Blogtuhoc hướng dẫn sau đây, cách để cứu file dữ liệu bị mất đột ngột do sự cố máy tính tắt. Bước 1: Các bạn ấn vào File: Bước 2: Chọn thẻ Info rồi chọn Manage Document: Bước 3: Chọn Recover Unsaved Documents: Bước 4: Một ô thoại hiện lên và các bạn chọn file lưu gần nhất rồi ấn OK. Vậy là xong, file văn bản vừa bị tắt đột ngột chưa kịp lưu hiện lên và các bạn lưu lại về thư mục của mình. Giờ thì một ngày từ tăm tối lại thành đẹp lồng lộng cho cả bạn và sếp ấy chứ!Cảm ơn các bạn đã ghé thăm Blogtuhoc.com. Chúc các bạn thành công! Nếu có gì thắc mắc cứ hỏi Blogtuhoc ở bên dưới nhé!
Blogtuhoc có cung cấp dịch vụ nhập liệu excel, gõ văn bản, thiết kế slide powerpoint cho bạn với thời gian nhanh chóng cũng như giá cả rẻ nhất.Công việc Bạn cần cung cấp Đơn giá Ưu đãi Nhập liệu Excel Tài li…